Polityka prywatności

Postanowienia ogólne i podstawy prawne

1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających z serwisu internetowego Społecznej Akademii Nauk dostępnego pod adresem: www.san.edu.pl.
2. Polityka prywatności ma charakter informacyjny i służy realizacji obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów o ochronie danych osobowych oraz przepisów dotyczących korzystania z plików cookies i podobnych technologii.
3. Dane osobowe użytkowników serwisu internetowego są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:
   1. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym dalej „RODO”;
   2. ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz. U. z 2019 r. poz. 1781 ze zm.);
   3. ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej, w zakresie dotyczącym wykorzystywania plików cookies oraz podobnych technologii;
   4. innymi przepisami prawa powszechnie obowiązującego, jeżeli znajdują zastosowanie do usług świadczonych za pośrednictwem serwisu internetowego.
4. Korzystanie z serwisu internetowego może wiązać się z przetwarzaniem danych osobowych użytkowników, w szczególności danych przekazywanych za pośrednictwem formularzy, danych zawartych w korespondencji elektronicznej, danych technicznych dotyczących korzystania z serwisu, danych zapisanych w plikach cookies oraz danych utrwalanych w logach serwera.
5. Administrator dokłada należytej staranności, aby przetwarzanie danych osobowych odbywało się zgodnie z zasadami legalności, rzetelności, przejrzystości, minimalizacji danych, ograniczenia celu, ograniczenia przechowywania, integralności i poufności oraz rozliczalności.

Administrator danych oraz Inspektor Ochrony Danych

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z serwisu internetowego jest Społeczna Akademia Nauk z siedzibą w Łodzi, ul. Sienkiewicza 9, 90-113 Łódź, zwana dalej „Administratorem”.
2. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz z zachowaniem odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ich bezpieczeństwo.
3. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się:
   • drogą elektroniczną pod adresem: iod@san.edu.pl,
   • pisemnie na adres siedziby Administratora z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych”.
4. Inspektor Ochrony Danych udziela informacji dotyczących zasad przetwarzania danych osobowych oraz realizacji praw osób, których dane dotyczą.
5. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych, w tym w celu realizacji praw wynikających z przepisów RODO, użytkownik może kontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych przy wykorzystaniu wskazanych danych kontaktowych.

Cele, podstawy prawne oraz okres przetwarzania danych osobowych

1. Administrator przetwarza dane osobowe użytkowników serwisu internetowego wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonych celów oraz na podstawach prawnych wynikających z przepisów RODO.
2. Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:
   1. zawarcia i wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;
   2. wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów prawa podatkowego, rachunkowego, prawa o szkolnictwie wyższym i nauce oraz innych przepisów prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
   3. udzielania odpowiedzi na pytania kierowane za pośrednictwem formularzy kontaktowych, poczty elektronicznej lub innych kanałów komunikacji oraz prowadzenia bieżącej korespondencji na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   4. zapewnienia bezpieczeństwa serwisu internetowego, prowadzenia statystyk, analiz funkcjonowania serwisu, administrowania stroną internetową oraz wykrywania nadużyć na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   5. ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
   6. prowadzenia działań marketingowych, jeżeli są one realizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO lub art. 6 ust. 1 lit. a RODO, jeżeli wymagana jest zgoda osoby, której dane dotyczą.
3. Dane osobowe przetwarzane są wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, a po jego zakończeniu przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony roszczeń.
4. Jeżeli podstawą przetwarzania danych osobowych jest zgoda osoby, której dane dotyczą, dane będą przetwarzane do czasu jej wycofania, chyba że wcześniej ustanie cel ich przetwarzania lub dalsze przetwarzanie będzie wynikało z obowiązujących przepisów prawa.
5. Po upływie okresów przetwarzania dane osobowe są usuwane lub poddawane anonimizacji, chyba że dalsze ich przechowywanie wynika z obowiązujących przepisów prawa.

Odbiorcy danych osobowych oraz przekazywanie danych

1. Dane osobowe użytkowników mogą być udostępniane wyłącznie podmiotom uprawnionym do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa lub podmiotom współpracującym z Administratorem, jeżeli jest to niezbędne do realizacji celów przetwarzania.
2. Odbiorcami danych osobowych mogą być w szczególności:
   • dostawcy usług informatycznych oraz podmioty zapewniające utrzymanie i rozwój systemów teleinformatycznych,
   • dostawcy usług hostingowych,
   • dostawcy usług poczty elektronicznej,
   • operatorzy systemów płatności elektronicznych,
   • podmioty świadczące usługi księgowe, audytorskie oraz doradztwa prawnego,
   • podmioty świadczące usługi marketingowe i analityczne,
   • podmioty świadczące usługi pocztowe i kurierskie,
   • banki oraz instytucje finansowe, w zakresie niezbędnym do realizacji płatności,
   • organy administracji publicznej, organy ścigania, sądy oraz inne podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie obowiązujących przepisów prawa.
3. Administrator może powierzać przetwarzanie danych osobowych podmiotom świadczącym usługi na jego rzecz. W takich przypadkach przetwarzanie odbywa się na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych oraz wyłącznie zgodnie z poleceniami Administratora.
4. Co do zasady dane osobowe przetwarzane są na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jeżeli w związku z korzystaniem z określonych usług lub narzędzi informatycznych dojdzie do przekazania danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, Administrator zapewnia, że przekazywanie danych odbywa się zgodnie z przepisami RODO, w szczególności na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony lub z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w art. 46 RODO.
5. Administrator nie sprzedaje danych osobowych ani nie udostępnia ich podmiotom trzecim w celach innych niż wynikające z obowiązujących przepisów prawa lub zawartych umów.

Prawa osób, których dane dotyczą

1. Każdej osobie, której dane osobowe są przetwarzane przez Administratora, przysługują prawa wynikające z przepisów RODO, z uwzględnieniem warunków i ograniczeń określonych w tych przepisach.
2. Osoba, której dane dotyczą, ma prawo do:
   • dostępu do swoich danych osobowych,
   • sprostowania danych osobowych,
   • usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
   • ograniczenia przetwarzania danych,
   • przenoszenia danych, w przypadkach przewidzianych przepisami prawa,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e lub lit. f RODO,
   • cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
3. W celu skorzystania z przysługujących praw osoba, której dane dotyczą, może skontaktować się z Administratorem lub Inspektorem Ochrony Danych, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w niniejszej Polityce prywatności.
4. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
5. Administrator udziela odpowiedzi na żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania, z zastrzeżeniem przypadków, w których zgodnie z przepisami RODO termin ten może zostać przedłużony.

Formularze kontaktowe oraz kontakt za pośrednictwem poczty elektronicznej

1. Korzystanie z formularzy dostępnych w serwisie internetowym Społecznej Akademii Nauk może wiązać się z koniecznością podania danych osobowych niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie lub realizacji zgłoszenia.
2. Zakres przetwarzanych danych zależy od rodzaju sprawy oraz informacji przekazanych przez użytkownika za pośrednictwem formularza lub wiadomości e-mail.
3. Dane osobowe przekazane za pośrednictwem formularzy kontaktowych lub poczty elektronicznej przetwarzane są w celu:
   • udzielenia odpowiedzi na przesłane zapytanie,
   • prowadzenia korespondencji,
   • podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą,
   • realizacji obowiązków Administratora wynikających z obowiązujących przepisów prawa.
4. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
   • art. 6 ust. 1 lit. b RODO, jeżeli kontakt zmierza do zawarcia lub wykonania umowy,
   • art. 6 ust. 1 lit. c RODO, jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania obowiązku prawnego ciążącego na Administratorze,
   • art. 6 ust. 1 lit. f RODO, prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu korespondencji oraz udzielaniu odpowiedzi na kierowane zapytania.
5. Dane osobowe przekazane w związku z prowadzoną korespondencją będą przetwarzane przez okres niezbędny do załatwienia sprawy, a następnie przez okres wynikający z obowiązujących przepisów prawa lub niezbędny do ustalenia, dochodzenia albo obrony przed roszczeniami.
6. Administrator może archiwizować prowadzoną korespondencję, jeżeli jest to niezbędne dla zapewnienia ciągłości komunikacji, wykazania przebiegu załatwiania sprawy lub realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

Pliki cookies, narzędzia analityczne oraz logi serwera

1. Serwis internetowy Społecznej Akademii Nauk wykorzystuje pliki cookies (tzw. „ciasteczka”) oraz podobne technologie służące zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania serwisu, zwiększeniu bezpieczeństwa, prowadzeniu analiz statystycznych oraz realizacji działań marketingowych.
2. Pliki cookies stanowią niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu końcowym użytkownika podczas korzystania z serwisu internetowego. Mogą być odczytywane przez system teleinformatyczny Administratora lub podmiotów trzecich, z których usług Administrator korzysta.
3. W serwisie mogą być wykorzystywane następujące rodzaje plików cookies:
   • niezbędne / umożliwiające prawidłowe funkcjonowanie serwisu,
   • funkcjonalne / zapamiętujące wybrane ustawienia użytkownika,
   • analityczne / służące analizowaniu sposobu korzystania z serwisu,
   • marketingowe / wykorzystywane do prowadzenia działań promocyjnych oraz wyświetlania reklam dostosowanych do zainteresowań użytkownika.
4. Administrator korzysta z narzędzia Google Analytics w celu analizowania sposobu korzystania z serwisu internetowego, w szczególności liczby odwiedzin, źródeł ruchu, czasu korzystania z serwisu oraz odwiedzanych podstron. Informacje pozyskiwane za pomocą tego narzędzia wykorzystywane są wyłącznie do celów statystycznych, analitycznych oraz doskonalenia funkcjonowania serwisu.
5. Administrator korzysta również z narzędzia Meta Pixel umożliwiającego prowadzenie działań marketingowych oraz analizowanie skuteczności kampanii prowadzonych w serwisach należących do Meta.
6. Korzystanie z narzędzi analitycznych i marketingowych może wiązać się z wykorzystywaniem plików cookies oraz podobnych technologii zgodnie z zasadami określonymi przez dostawców tych usług.
7. Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownik otrzymuje informację o wykorzystywaniu plików cookies oraz ma możliwość dokonania wyboru dotyczącego ich stosowania w zakresie wymaganym obowiązującymi przepisami prawa.
8. Użytkownik może w każdym czasie zmienić ustawienia dotyczące plików cookies za pośrednictwem swojej przeglądarki internetowej lub ustawień dostępnych w serwisie internetowym, z zastrzeżeniem, że wyłączenie niektórych plików cookies może wpłynąć na prawidłowe funkcjonowanie wybranych elementów serwisu.
9. Korzystanie z serwisu wiąże się z przesyłaniem zapytań do serwera, na którym przechowywany jest serwis internetowy. W logach serwera mogą być zapisywane w szczególności: adres IP, data i godzina połączenia, informacje o przeglądarce internetowej, systemie operacyjnym oraz parametry techniczne urządzenia użytkownika.
10. Dane zapisane w logach serwera wykorzystywane są wyłącznie w celu zapewnienia bezpieczeństwa serwisu, diagnozowania błędów, administrowania infrastrukturą teleinformatyczną oraz prowadzenia analiz dotyczących funkcjonowania serwisu. Dane te nie są wykorzystywane przez Administratora do identyfikowania użytkowników, chyba że obowiązek taki wynika z przepisów prawa.

Postanowienia końcowe

1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany niniejszej Polityki prywatności w przypadku zmiany obowiązujących przepisów prawa, zmiany sposobu funkcjonowania serwisu internetowego, wdrożenia nowych rozwiązań technicznych lub organizacyjnych, zmiany zakresu świadczonych usług lub celów przetwarzania danych osobowych.
2. Aktualna wersja Polityki prywatności jest publikowana w serwisie internetowym Społecznej Akademii Nauk pod adresem www.san.edu.pl.
3. Zmiany Polityki prywatności obowiązują od dnia ich opublikowania w serwisie internetowym, o ile z treści zmienionej Polityki nie wynika inny termin wejścia w życie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Polityką prywatności zastosowanie mają przepisy RODO, ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz inne właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
5. Wszelkie pytania dotyczące przetwarzania danych osobowych oraz niniejszej Polityki prywatności można kierować do Inspektora Ochrony Danych za pośrednictwem adresu e-mail: iod@san.edu.pl.